Информирование о ненадлежащем поведении

Политика информирования о ненадлежащем поведении в ФДПЧ

Фонд Домов прав человека (ФДПЧ) занимается продвижением и защитой свободы слова, собраний, объединений и права быть правозащитником. Мы защищаем, укрепляем и поддерживаем правозащитников и правозащитные организации. ФДПЧ проводит политику абсолютной нетерпимости к проявлением недобросовестности, коррупции, злоупотреблений и неприемлемого поведения. Сотрудников, партнеров, представителей других организаций и других лиц мы призываем сообщать о любых действиях в рамках деятельности ФДПЧ, которые ими воспринимаются как неэтичные, неправомерные, приводящие к напрасной трате ресурсов и идущие вразрез с профессиональными стандартами.

О чем сообщать?

Осуждения заслуживают любые проявления неправомерного поведения: деяния, за которые предусмотрено уголовное наказание, нарушения правил внутреннего распорядка или руководящих принципов, аморальное или неприемлемое поведение.

Например:

• Психологический террор
• Домогательства
• Нежелательное внимание сексуального характера
• Дискриминация
• Мошенничество, махинации, финансовая недобросовестность
• Коррупция
• Хищение

Механизм информирования о ненадлежащем поведении нельзя использовать для выдвижения ложных обвинений, предоставления ошибочной информации, выражения неудовлетворенности по поводу решений об оплате труда, кадровых решений и должностных инструкций, а также об участии или неучастии в учебных мероприятиях ФДПЧ.

Как сообщать?

Мы будем соблюдать анонимность, если Вы об этом попросите, но для выяснения ситуации нам будет полезно знать Ваше имя, фамилию, контактные данные. Конфиденциальность личности информатора гарантируется.

Сообщить о ненадлежащем поведении можно устно или письменно, лично, по почте, по телефону или по электронной почте. Если сообщение содержит какую-то личную информацию (например, о расовой или национальной принадлежности, состоянии здоровья, половой жизни или сексуальной ориентации), электронное сообщение можно присылать только в формате приложения к письму, защищенного паролем.

В сообщении следует изложить жалобу или замечание. Как можно точнее опишите, что Вы видели, слышали или испытали на себе. Для выяснения ситуации будет полезно, если Вы укажете:

• Когда и где Вы заметили или столкнулись с тем, о чем сообщается.
• Кто еще присутствовал или знает о сообщаемых обстоятельствах.
• Есть ли сведения об аналогичных случаях.

Если после подачи сообщения Вы поймете, что предъявленная информация неполна или неверна, просим Вас немедленно предоставить дополнительную и (или) уточненную информацию.

ФДПЧ приветствует предоставление информации о ненадлежащем поведении и позаботится о том, чтобы информаторы не сталкивались с санкциями или репрессиями.

Мы рекомендуем сотрудникам ФДПЧ о любых фактах ненадлежащего поведения сообщать непосредственному начальнику или специалисту по охране здоровья и труда, а если они замешаны в ситуации, о которой сообщается, донести информацию до директора. У сотрудников ФДПЧ также есть право сообщить о любых противозаконных проявлениях представителям контрольных органов и других государственных служб, в частности – Трудовой инспекции Норвегии. Дополнительная информация о процедуре подачи сообщения содержится в пункте 9.3 Пособия для сотрудника.

Партнеры, другие организации и лица могут анонимно предоставить информацию здесь.

Сообщение можно направить на имя

Начальника отдела Финансов и Администрации – конфиденциально (Head of Administration and Finance  – confidential)

Адрес офиса ФПДЧ в Осло можно найти в разделе Контакты (Contact)

Какие действия предпринимаются после получения сообщения?

Все сообщения подробно рассматриваются в режиме конфиденциальности.

ФДПЧ изучит сообщение в кратчайшие возможные сроки, проведет необходимую проверку и обработку данных.

В течение 10 рабочих дней с момента получения сообщения информатор получит уведомление о предпринимаемых действиях при условии, что в сообщении указано имя (фамилия) и контактная информация информатора.

ФДПЧ определит круг лиц, затрагиваемых сообщением, с целью выяснения наличия у них права на информирование, получение доступа и возможности для исправления ситуации.  Необходимо учитывать, что в некоторых определенных законодательством случаях эти права могут быть ограничены.

В случае необходимости внесения исправлений или дополнений в уже поданное сообщение, свяжитесь с Head of Admin and Finance по телефону или электронной почте.

Если ФДПЧ посчитает необходимым, к проведению проверки по фактам, изложенным в сообщении, будет привлечена адвокатская контора Wikborg & Rein.

Личные данные

В ходе рассмотрения сообщения возникнет необходимость обработки личных данных информатора (за исключением анонимных сообщений), лиц, о действиях которых сообщается, а также других возможных лиц (например, свидетелей). ФДПЧ позаботится о том, чтобы все личные данные обрабатывались в режиме полнейшей конфиденциальности и в соответствии с внутренними процедурами ФДПЧ, в том числе с Политикой конфиденциальности и применимым законодательством, в частности, с Общим регламентом защиты данных.

ФДПЧ не будет обрабатывать никакие данные помимо тех, обработка которых необходима, и не будет привлекать к рассмотрению сообщения никого, кроме лиц, участие которых необходимо для должного рассмотрения поступившей информации. Доступ к сообщениям о ненадлежащем поведении в документообороте ФДПЧ имеется только у Head of Admin and Finance.

При определенных обстоятельствах информация все же может быть передана третьим лицам:

• Органу прокуратуры или аудита, если будет проходить проверка по изложенным в заявлении фактам;
• В случае судебного рассмотрения по материалам сообщения;
• В случаях, когда того требует законодательство.

Основное правило таково, что о производимых с их личными данными действиях должны быть проинформированы все задействованные лица, в том числе лицо, в отношении которого ведется проверка (расследование). Право на получение информации и доступа важно для обеспечения неприкосновенности лица и контроля над личными данными, а также для предоставления возможности опровергнуть выдвинутые обвинения. При этом учитывается, что в некоторых ситуациях информирование обвиняемого на ранней стадии может повредить проверке. В подобных случаях, если это позволяется законом, предоставление конкретной информации обвиняемому может быть отложено.

Зарегистрированные данные хранятся в документации ФДПЧ не дольше необходимого, после чего уничтожаются.